In diesem Tipp der Woche möchten wir Ereignisverantwortlichen zeigen, wie mit der "DRK Hier!" App die geleisteten Stunden schnell erfasst werden können. Das funktioniert sowohl für eine Gruppenstunde, Dienstabend oder andere Termine die ohne Planstellen stattfinden als auch für durchgeplante Einsatzdienste.
Als Grundlage für diesen Tipp setzten wir die beiden Tipps der vergangenen Wochen voraus, in denen die Anlage von Ereignissen mit und ohne Planstellen beschrieben ist. |
Vorbereitungen durch den Ereignisverantwortlichen
Um für eine Veranstaltung Helfer registrieren zu können, musst du dazu berechtigt sein, das geht auf drei verschiedene Arten:
Du hast eine Benutzerrolle zugewiesen, durch welche du für das Ereignis das Recht "Ereignismanager" hast. Siehe hierzu auch die Hilfeseiten zu Rechten und Rollen.
Es handelt sich um ein Ereignis mit Planstellen und du wurdest vom Ereignismanager auf eine Planstelle mit erweiterten Rechten gesetzt. Dadurch erhältst du Rechte zur Verwaltung dieses Ereignisses und kannst verschiedene Details bearbeiten.
Ein Ereignisverantwortlicher hat dich im Reiter Registrieren explizit für diesen Zweck eingeteilt. Du kannst nun Helferstunden zum Ereignis erfassen, hast aber sonst keine weiteren Rechte.
Registrierung am Tag der Veranstaltung
Zum Registrieren benötigst du die "DRK Hier!" App auf deinem Handy, diese musst du mit deinem drkserver Konto verknüpfen, das geht ebenso wie bei der drkserver App selbst über deine BRK.id.
Die Helfer benötigen keine "DRK Hier!" App, damit der hier beschriebene schnelle Weg funktioniert, müssen deine Helfer aber die drkserver Server App installiert haben oder anderweitig einen kompatiblen QR-Code vorzeigen können. Es gibt weitere Möglichkeiten Helfer zu erfassen, hierzu gibt es ein sehr gutes Video vom drkserver Team. |
Öffne die "DRK Hier!" App, wähle auf der Startseite oder aus dem Menü Einsätze und Registrierung, über das rote Plus unten rechts kannst du Ereignisse im drkserver suchen.
Im Datumsfilter voreingestellt ist der heutige Tag, wenn du viele Ereignisse hast, kannst du auch den Freitextfilter nutzen.
Über den Punkt Scaneinstellungen kannst du auswählen, ob für die Helferstunden die Zeit des Ereignisses übernommen werden soll oder der Zeitpunkt des Scan. Die Zeiten lassen sich nachher auch nochmal ändern aber je nach Anwendungsfall macht es Sinn eine der beiden Option zu nutzen.
Mit der blauen Schaltfläche in der Mitte der App aktivierst du die Handykamera zum Scannen der QR-Codes deiner Helfer. Die Registrierungen kannst du bearbeiten und mit dem drkserver synchronisieren. Die Registrierung funktioniert auch ohne Handynetz, du kannst die Daten einfach später an den drkserver hochladen, du solltest nur das Ereignis vorher bereits auf dein Handy synchronisiert haben
Mitwirkung der Helfer
Alles was der Helfer tun muss, ist seine drkserver App zu öffnen und unten rechts das Icon ID-Karten antippen, es öffnet sich die gelbe Meldekarte mit seinen persönlichen Daten. Oben rechts kann nun zur QR-Code Ansicht gewechselt werden - diesen scannst du nun mit deiner App und schon ist der Helfer registiert
Stunden verbuchen und Ereignis abschliessen
Ist das Ereignis beendet, siehst du die vor Ort erfassen Zeiten im Reiter Registrierung. Diese kannst du nun nochmals bearbeiten oder weitere Personen hinzufügen. Passt alles, wird das Ereignis über das Menü mit den drei Punkten links abgeschlossen.
Die Personalverantwortlichen der Gliederung erhalten nun eine Nachricht um die Dienststunden zu bestätigen, ist auch das erledigt, sieht dein Helfer die geleisteten Stunden in seiner Dienstakte.
Falls du Ereignismanager für deine Gliederung bist, kannst du direkt in der App einen neuen Dienst erstellen und so die Helferstunden für Einsätze oder andere spontane Zusammenkünfte erfassen. Das Ereignis wird automatisch im drkserver angelegt und kann später dort weiter bearbeitet werden. |
| 🥳 Wir wünschen dir viel Erfolg und Spaß bei der Nutzung des drkservers |
⁉️ Gerne kannst du uns bei Fragen oder Hinweisen direkt im Ticketsystem anschreiben.
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